Perusopas

PAS-palvelun käyttöönotto

PAS-palvelun käyttöönoton hallinnollinen prosessi on kuvattu yleistasolla alla olevassa kuvassa sekä tutkimusaineistoille tarkoitetussa Fairdata PAS-palvelussa että Kulttuuriperintö-PAS-palvelussa. Palveluiden välillä on kuitenkin monenlaisia selviä eroja. 

Tutkimusorganisaatiossa

Tutkimusorganisaatio valitsee pitkäaikaissäilytykseen soveltuvan kansallisesti tai organisaatiolle merkittävän tutkimusaineistokokonaisuuden ja hakee opetus- ja kulttuuriministeriöltä tälle säilytyspäätöksen. Kun ensimmäinen säilytyspäätös on olemassa, voidaan solmia Fairdata PAS-palvelusopimus CSC:n kanssa, johon säilytyspäätös liitetään. Mikäli PAS-palvelusopimus on solmittu jo aiemmin, uusi säilytyspäätös liitetään aiemmin solmittuun sopimukseen. Säilytyspäätöstä voi suoraan hakea Fairdata-palveluiden sivuilta, jossa hallinnollinen prosessi on myös tarkemmin selitetty. On huomattava kuitenkin, että säilytyspäätöstä haetaan ja PAS-palveluiden käytöstä sovitaan tutkimusorganisaatiotasolla, ei esimerkiksi yksittäisen tutkijan tai tutkimusryhmän tasolla, koska toiminnan elinkaari on lähtökohtaisesti vuosikymmeniä tai jopa vuosisatoja.

Säilytettävien aineistojen omistajuus säilyy aina palvelua hyödyntävällä organisaatiolla, jolla on ainoana pääsy niihin PAS-palvelusta. Muita Fairdata-palveluita voi hyödyntää aineistojen jakeluun ja julkaisemiseen. FAIR-periaatteiden ja Fairdata-palveluiden toimintamallin mukaisesti pitkäaikaissäilytykseen vietyjen aineistojen kuvailutiedot kuitenkin päätyvät avoimesti Etsin-palveluun ja Tiedejatutkimus.fi-portaaliin löydettäväksi.

Alla on vielä tarkentavia tietoja tutkimusorganisaation datatuelle (tai vastaavalle) ja tutkijalle (tai tutkimusryhmälle).

1.Tutkimusorganisaation datatuki

Fairdata-PAS-palvelun käyttäjiä ovat ensisijaisesti suomalaiset korkeakoulut ja tutkimuslaitokset, joissa pitkäaikaissäilytyksen palveluista vastaavat organisaation toimijat kuten datatuki tai vastaava taho (esimerkiksi arkisto).

Organisaatio valitsee pitkäaikaissäilytykseen sopivat aineistot oman valintakriteeristönsä pohjalta. Datatuki hakee esimerkiksi aineistonhallintasuunnitelman ja harkintansa perusteella aineistolle säilytyspäätöstä ja sopii tutkijan kanssa aineistoon liittyvistä oikeuksista. Organisaation lakipalvelu ohjeistaa datatukea ja tutkijaa oikeuksien siirrossa tarvittaessa.

Aineistokohtaisessa säilytyspäätöksen hakulomakkeessa kysytään käytännössä muutama kysymys säilytettävästä aineistokokonaisuudesta. Ensimmäisen säilytyspäätöksen saatuaan organisaatio solmii CSC:n kanssa Fairdata PAS-palvelusopimuksen, johon säilytyspäätös liitetään. Myöhemmät säilytyspäätökset liitetään osaksi jo olemassa olevaa palvelusopimusta. Organisaation datatuki ja PAS-palvelu ohjaavat aineistosta vastaavaa tutkijaa saattamaan aineistot pitkäaikaissäilytyksen vaatimaan muotoon.

Kun aineisto on tallennettu säilytyskelpoisiin tiedostomuotoihin ja tarvittavat kuvaukset on saatu tutkijalta, datatuki varmistaa, paketoi ja vie aineiston hallintaliittymän avulla pitkäaikaissäilytykseen. Varmistuksessa aineiston tiedostot validoidaan ja siihen lisätään teknistä metadataa, jonka oikeellisuus on mahdollista tarkastaa. Vaihtoehtoisesti esimerkiksi tutkija voi hallintaliittymässä tehdä varmistusvaiheen, jolloin datatuelle jää paketointi ja vienti pitkäaikaissäilytykseen. PAS-palvelu ilmoittaa hallintaliittymässä säilytyksen aloittamisesta. Aineisto saa prosessissa pysyvän tunnisteen (DOI). Jatkossa aineisto tai vähintään sen kuvailutiedot riippuen siitä, mitä organisaatio haluaa julkaista, ovat löydettävissä Etsin-palvelun sekä Tiedejatutkimus.fi-portaalin kautta.

Käyttöohjeet aineistojen siirtämiseksi ja paketoimiseksi Fairdata-palveluiden avulla on kuvattu Fairdata-palveluiden sivuilla. Fairdata PAS-palveluun siirretään aineistoja suoraan joko Fairdata IDA-palvelusta tai käyttäjäorganisaation omasta ympäristöstä Fairdata PAS-hallintaliittymässä. IDA-palvelussa olevan aineiston voi kuvailla Fairdata Qvain-työkalulla ja julkaista. Vaihtoehtoisesti ja muissa tapauksissa kuvailutiedot tulee siirtää Fairdata Metax-tietovarantoon Metax API:n kautta. Fairdata PAS-palvelu, IDA, Qvain, Metax ja Etsin ovat osa tutkimusaineistojen hallinnoinnin Fairdata-kokonaisuutta.

Täysin automatisoiduille siirroille Hallintaliittymän käyttö ei suoraan sovi. Näistä tapauksista koneluettavista rajapinnoista ja PAS-palvelun tarjoamista työkaluista keskustellaan PAS-palvelun kanssa erikseen. Tämä voi tulla kyseeseen esimerkiksi, jos aineistokokonaisuus on erityisen suuri ja aineiston siirto on siksi tehtävä hyvin monessa osassa.

Fairdata-palvelut tarjoavat liittyvälle organisaatiolle demo- ja testiympäristöjä käyttöönoton valmistelua ja kokeilua varten. Näihin ympäristöihin toimitettuja aineistoja ei oteta säilytykseen. Valmistelutoimet voidaan aloittaa jo ennen palvelusopimuksen allekirjoitusta, mutta viimeistään ennen tuotantoon siirtymistä se on solmittava. Aineistokokonaisuuden pitkäaikaissäilyttämisestä PAS-palvelussa on kuitenkin oltava olemassa säilytyspäätös.

2. Tutkija tai tutkimusryhmä

Suomalaisessa korkeakoulussa tai tutkimuslaitoksessa työskentelevänä tutkijana voit ehdottaa merkittäväksi tunnistamaasi aineistoa PAS-säilytykseen oman organisaatiosi kautta. Olet ehkä jo tallentanut aineistosi ja sen kuvailutiedot organisaatiosi omaan tai organisaation ulkopuoliseen järjestelmään (Fairdata-palvelut, SD submit, Tietoarkisto, Zenodo, Dryad tms.) tai tahdot saada tietoa aineistoon liittyvistä oikeuksista, metadatan ja datan muodosta ja laadusta, tai aineiston sisältämien arkaluonteisten tietojen käsittelystä.

Jotta mahdollisuudet aineiston pitkäaikaissäilytykseen voidaan selvittää, lähesty ensisijaisesti oman organisaatiosi edustajaa (datatuki tai vastaava), joka selvittää, hakeeko tutkimusorganisaatio aineistolle säilytystilaa PAS-palvelusta. Mikäli aineisto ei sovellu prosessiin, voi organisaatiosi edustaja kertoa muista mahdollisuuksista säilyttää aineisto.

Tutkijana voit tarkistaa esimerkiksi kattavalla otoksella tiedostojen teknisen validiuden Validoi tiedostosi -palvelussa. Organisaatiosi datatuki ja PAS-palvelu avustavat tässä tarvittaessa. Aineiston pitkäaikaisen ymmärrettävyyden mahdollistamiseksi aineisto tulee myös kuvailla riittävällä tavalla, FAIR-periaatteiden mukaisesti.

Muistiorganisaatiossa

Kirjastoille, arkistoille ja museoille suunnattu Kulttuuriperintö-PAS-palvelu etenee seuraavasti:

1. Palvelun käytöstä sopiminen

Kulttuuriperintösektorin toimijat hakevat opetus- ja kulttuuriministeriöltä käyttöoikeutta Kulttuuriperintö-PAS-palveluun verkossa olevalla lomakkeella. Lomakkeessa kysytään käytännössä muutama kysymys säilytettävästä aineistokokonaisuudesta. Kun käyttöoikeus on saatu, voidaan solmia Kulttuuriperintö-PAS-palvelusopimus CSC:n kanssa. Jokaiselle aineistokokonaisuudelle haetaan erikseen käyttöoikeutta ja muodostetaan oma palvelusopimuksensa. Olemassa olevalle käyttöoikeudelle voi hakea myös kapasiteetin laajennusta samalla hakulomakkeella. Kun päätös kapasiteetin laajennuksesta on olemassa, palvelusopimukseen tehdään muutosasiakirja kapasiteetin muuttumisesta.

Säilytettävien aineistojen omistajuus säilyy aina palvelua hyödyntävällä organisaatiolla, jolla on ainoana pääsy niihin. PAS-palvelu ei julkaise aineistoja eikä osia niistä, vaan aineiston omistavan organisaation on halutessaan julkaistava aineisto muulla tavoin. Yksi mahdollisuus aineiston julkaisuun voisi olla esimerkiksi Finna-palvelu.

Vaikka palvelusopimusta ei olisi vielä allekirjoitettu, voidaan alkaa jo teknisesti valmistella ja testata aineistokokonaisuuden siirtoa PAS-palveluun. Tämä on kuvattu seuraavissa vaiheissa. Opetus- ja kulttuuriministeriöltä haettu käyttöoikeus PAS-palveluun tulee kuitenkin olla olemassa jo tässä vaiheessa.

2. Organisaation valmiuden varmistaminen

Valmiuden varmistamisessa selvitetään organisaation valmius liittyä palvelun hyödyntäjäksi, kerrataan käyttöönoton vaiheet ja päätetään palveluun liittymisen aikataulusta. PAS-palvelu ja hyödyntävä organisaatio pitävät palaverin, jossa palvelun käyttöönottoa ja käyttöä koskevat tiedot täytetään erilliselle lomakkeelle. Organisaatio voi täydentää lomaketta myöhemmin.

3. Käyttöönoton valmistelu

Pitkäaikaissäilyttäminen edellyttää aineiston valmistelua säilytettäväksi kokonaisuudeksi. Kulttuuriperintö-PAS-palveluun siirretään valmisteltuja aineistoja käyttäjäorganisaation omasta ympäristöstä. Valmistelun ja siirtämisen apuna voidaan hyödyntää PAS-palvelun tuottamia työkaluja, joiden avulla organisaatio voi integroida taustajärjestelmänsä PAS-palvelun koneluettaviin rajapintoihin. Myös pienimuotoisempaa (manuaalisempaa) käyttöönottoa tuetaan tarvittaessa.

Valmistautuessaan palvelun käyttöönottoon, palveluun liittyvä organisaatio saa väliaikaisen käyttäjätunnuksen testiympäristöön sekä ohjeistuksen aineistojen siirtämiseksi. Organisaatio tuottaa maltillisesti muutamia siirtopaketteja ja kokeilee siirtämistä. Vaiheessa iteroidaan paketointia ja siirtämistä, kunnes paketit ovat määrittelyiden mukaisia ja prosessi toimii virheettömästi. Valmisteluvaiheessa toimitettuja aineistoja ei oteta säilytykseen, vaikka ne olisivat virheettömiä. Ne tuhotaan testiympäristöstä viimeistään käyttöönoton loputtua.

4. Tuotantoon siirtyminen

PAS-palvelusopimus on solmittava viimeistään tässä vaiheessa, ennen tuotantoon siirtymistä. Tuotantoon siirtymisessä organisaatio liitetään PAS-palvelun hyödyntäjäksi. PAS-palvelu luo organisaatiolle toistaiseksi voimassa olevan käyttäjätunnuksen PAS-palveluun. Valmisteluvaiheen väliaikainen käyttäjätunnus testiympäristöön poistetaan käytöstä.

5. Käyttöönoton raportointi

Raportointivaiheessa kerätään kokemuksia käyttöönottoprosessin toiminnasta, ja sen kautta pyritään parantamaan prosessia. Liittyvä organisaatio voi toimittaa PAS-palvelulle palautteen käyttöönotosta vapaamuotoisesti tai palautelomakkeen kautta.